Zahlungsverkehr

– bargeldlos und digital

Das Einsammeln von Geldbeträgen ist eine lästige Pflicht in der Schule. Damit verbunden ist das Führen von Listen und ggf. die Erinnerung an noch ausstehende Zahlungen. Aus Sicht der Beteiligten bietet es Vorteile, wenn dieser Prozess der Abwicklung von Kosten, die von den Erziehungsberechtigen bzw. von den volljährigen Schülerinnen und Schülern zu tragen sind, also z. B. für Schülerfahrten und andere Schulveranstaltungen oder für sog. „übrige Lernmittel“, wie z.B. Atlanten, Arbeitshefte und Lektüren, bargeldlos und digital erfolgen kann.

Gemäß der neuesten Fassung der Bayerischen Schulordnung (§ 25 (1)) ist es möglich, diese Kosten auf das Schulkonto zu überweisen. Aus Sicht der Modellschulen erscheint es auch sinnvoll, dass

  • Zahlungsaufforderungen bzw. Erinnerungen digital an die Erziehungsberechtigten bzw. an volljährige Schülerinnen und Schüler versandt werden können,
  • dass die Einzahlungen digital verwaltet werden.

Diese digitale Verwaltung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs ist an einigen Modellschulen erprobt worden und kann inzwischen bayernweit genutzt werden.

Beschreibung des Verfahren

Das Verfahren der digitalen Verwaltung von Bezahlvorgängen umfasst die Möglichkeit,

  • Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schülern digital eine Zahlungsaufforderung zuzusenden, nachdem Lehrkräfte oder das Sekretariat entsprechende Listen angelegt oder Einträge vorgenommen haben;
  • Zahlungsaufforderungen auszudrucken, um diese ggf. auszuteilen,
  • Versand von Eingangsbestätigungen nach Begleichung der Zahlung,
  • Erinnerungen automatisiert zu versenden,
  • einen regelmäßigen Abgleich zwischen den eingehenden Überweisungen auf das Schulkonto mit den ausstehenden Rechnungen zu erstellen,
  • Übersicht über Zahlungseingänge zu generieren, z. B. für die Verwaltung bzw. die Lehrkräfte oder für Eltern über alle getätigten Zahlungen.

Bei der Abwicklung des bargeldlosen Bezahlens ist zu unterscheiden zwischen

  • anlassbezogenen Zahlungen, für die die Erziehungsberechtigten bzw. die volljährigen Schülerinnen und Schüler für die jeweiligen Kosten eine separate digitale Aufforderung erhalten und
  • Vorauszahlungen der Erziehungsberechtigten bzw. der volljährigen Schülerinnen und Schüler, bei denen, v. a. am Schuljahresanfang, die standardmäßig anfallenden Kosten gebündelt werden.

Voraussetzungen

Module zur digitalen Abwicklung des Zahlungsverkehrs sind inzwischen häufig in Portallösungen für Schulen integriert.  Alternativ gibt es Produkte, die auf den digitalen Zahlungsverkehr spezialisiert sind.

Wichtig ist, dass, neben der Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben,

  • der Zahlungsverkehr ausschließlich über das Schulkonto läuft,
  • grundsätzlich neben den über das Konto verfügungsberechtigten Beschäftigten der Schule, wie z. B. die Schulleitung und von ihr ermächtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schule oder Mitglieder der Schulfamilie, kein fremder Dritter eine Zugriffsberechtigung auf das Schulkonto erhalten darf.

 Bei der Einführung des Verfahrens ist es notwendig, die Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler über die Möglichkeit zu informieren, das digitale Bezahlverfahren zu nutzen, und gleichzeitig die Möglichkeit offen zu halten, nicht am digitalen Verfahren teilzunehmen.

Erfahrungen der Projektschulen

Die Schulen beobachten, dass die Bereitschaft der Eltern, bargeldlos zu bezahlen und die Möglichkeiten der digitalen Abwicklung zu nutzen, hoch bzw.  bzw. sehr hoch ist.  Dies trifft sowohl auf die Grundschule als auch auf die weiterführenden Schulen zu. Die positive Einschätzung wird von den Sachaufwandsträgern geteilt, u. a. weil auf kommunaler Ebene ebenfalls bargeldlose, Zeit und Kosten einsparende Lösungen gesucht und etabliert werden.
Aus Sicht der Schule ergeben sich folgende Vorteile:

  • Reduktion der Zeit für Verwaltungsaufgaben auf Seiten der Lehrkräfte und des Sekretariats, u. a. durch ein integriertes „Mahnverfahren“
  • Steigerung der Transparenz über den Zahlungsverkehr, u. a. durch die einfache Belegbarkeit der getätigten Zahlungen
  • Vereinfachung der Buchhaltung
  • kein Hantieren mehr mit Geldbeträgen im Klassenzimmer

An den meisten Schulen werden zu Schuljahresbeginn die notwendigen Überweisungen in einer Zahlungsaufforderung gebündelt, um die Anzahl der anlassbezogenen Anforderungen im Verlauf des Schuljahres zu verringern.

An den Projektschulen sind Lösungen folgender Anbieter im Einsatz: