Kommunikation
digital
Kommunikation und
Kooperation
digital gestalten
Prozesse und Portale
Für organisatorische und administrative Aufgaben setzen Schulen schon seit vielen Jahren IT-Systeme ein. Ergänzend zur Amtlichen Schulverwaltungssoftware (ASV) gibt es sogenannte „Portallösungen“ privater Anbieter, mit deren Hilfe die Arbeit sowohl der Lehrkräfte als auch der Schulleitungen und Verwaltungsangestellten erleichtert werden kann. Auch für die Kommunikation zwischen Elternhaus und Schule werden sie gewinnbringend eingesetzt.
Unterschiede zwischen Portallösungen
Es ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen
- Portallösungen für Informations- und Kommunikationsprozesse der Schule:
- Authentifizierung der Nutzer durch ein Login
- Unterstützung von Prozessen in der Schule, wie z. B. Stunden- und Vertretungsplan, elektronisches Klassenbuch und Absenzenverwaltung
- Komplettlösungen großer IT-Dienstleister:
- Kombination von Online-Diensten, wie z. B. Videokonferenzen und Videochat, E-Mail, Messenger, Dateiablage, Kalender
- Einsatz als Kommunikationsplattform für Lehrkräfte und Schüler
Aufgrund der Entwicklungen während der Corona-Pandemie sind auch Schulportale mit Funktionalitäten wie Videokonferenz oder Chat ausgestattet worden.
Digitale Erreichbarkeit
Schulportale verfügen i. d. R. über ein Modul, Nachrichten zu versenden. Dieser „Messenger“ bietet eine sichere und einfach zu handhabende Möglichkeit, dass z. B. Lehrkräfte für Eltern digital erreichbar sind. Sie können somit eine Ergänzung oder eine Alternative zur Dienst-E-Mail sein.
Weitere Informationen finden sich dazu hier.
Weiterentwicklung von Portallösungen
Im Schulversuch geht es auch darum, weitere Verwaltungsaufgaben wie die digitale Verwaltung von Fehlzeiten (vgl. KMS vom 09.06.2020) zu digitalisieren und somit indirekt auch einen Beitrag dazu zu leisten, den Funktionsumfang der Schulportale an aktuelle Entwicklungen und Möglichkeiten anzupassen.
Folgende Prozesse befinden sich noch in der Prüfung bzw. der weiteren Bearbeitung:
- digitale Verwaltung von Bezahlvorgängen
- digitale Archivierung von papierbasierten Leistungsnachweisen
- Online-Anmeldung an weiterführenden Schulen
Vorteile von Portalen für Kommunikationsprozesse
Die Qualität eines Portals ist von verschiedenen Aspekten abhängig; sie reichen von der Art des Anmeldeverfahrens über Aspekte der Programmierung bis zu der Frage, welche Module das Portal enthalten sollte und wie die einzelnen Funktionalitäten gestaltet sind.
Voraussetzung für die Nutzung von Portallösungen ist die Mitbestimmung des ÖPR. In der Schule sollten
- Zustimmung und Akzeptanz geschaffen werden, u. a. hinsichtlich des Umfangs der Nutzung, des Schutzes der persönlichen Daten und der Gestaltung der Elternkommunikation,
- alles technisch und organisatorisch vorbereitet sein, u. a. stabiles WLAN, datensichere PCs bzw. mobile Geräte,
- eine Test- und Vorlaufphase eingeplant werden.
Bei der Auswahl einer Portallösung hilft ggf. auch diese Checkliste.
Die ausführlichere Dokumentation der Erfahrungen der Projektschulen bei der Einführung bzw. Ausweitung ihrer Portallösungen findet sich hier.