Digitale
Erreichbarkeit

Messenger und Dienst-E-Mail in der Schule

Digitale Erreichbarkeit der Lehrkräfte für Eltern

Die digitale Kommunikation zwischen Lehrkräften und Eltern kann grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen:

  • Dienst-E-Mail der Lehrkräfte
  • „Messenger-Dienst“, in der Regel als Teil einer Online-Portallösung für die Elternkommunikation

Es war eine Entwicklungsaufgabe im Schulversuch, mit digitalen Medien das Informations- und Kommunikationsmanagement an der Schule weiterzuentwickeln. In diesem Kontext ging es auch darum, wie alle Lehrkräfte an der Schule für Eltern zuverlässig digital erreichbar sind.

Digitale Erreichbarkeit durch dienstliche E-Mail-Adressen

Um dienstliche E-Mail-Konten anzubieten, nutzen die Schulen unterschiedliche Lösungen:

  • eigener Server in der Schule, z. B. ein Linux-basierter Open Xchange Server, der an der Schule aufgesetzt und administriert wird
  • Angebote des Sachaufwandsträger, die für alle Schulen zentral zur Verfügung gestellt werden
  • Dienste von Providern, wie z. B. der Telekom oder Strato
  • E-Mail-Konten als Teil einer Online-Portallösung, wie z. B. Microsoft 365 (früher: Office 365) oder GSuite for Education
  • Angebot des Fördervereins des BRN (Bayerischen Realschulnetzes), der für seine Mitglieder eine Groupware Open Exchange Lösung u. a. mit E-Mail anbietet

Folgende Aspekte spielen bei der Auswahl einer technischen Lösung eine Rolle:

  • technischer bzw. zeitlicher Aufwand für die Schule, einen Server datenschutzkonform einzurichten und zu betreiben
  • störungsfreie Funktionsfähigkeit
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das E-Mail-Konto nicht nur innerhalb der Schule, sondern auch von außerhalb

An den Projektschulen zeichnet sich inzwischen ab, dass die Dienst-E-Mail vor allem für die Kommunikation der Schule mit Externen ihre Wichtigkeit behält.  Für die schulinterne Kommunikation bzw. für den Kontakt zwischen Schule und Elternhaus werden zunehmend Messenger-Dienste verwendet.

Messenger-Dienste

Digitale Nachrichtendienste, v. a. als Teil einer Plattformlösung für die Schule, bieten den Vorteil, dass

  • die Benutzer durch ein passwortgeschütztes Anmeldeverfahren eindeutig authentifiziert werden,
  • die Daten für die Übermittlung verschlüsselt werden,
  • die Benutzer auf neue Nachrichten durch eine Mitteilung aufmerksam gemacht werden
  • sie als Modul einer Portallösung, auch in Kombination mit anderen Funktionen, wie z. B. dem Kalender, einfach genutzt werden können.

Inzwischen gibt es auch Anbieter, die Lösungen haben, wie auch Schüler datenschutzkonform per Messenger für Lehrkräfte digital erreichbar sind.

Beim Einsatz dieser Messenger-Dienste kann festgelegt werden, ob

  • Lehrkräfte Informationen und Materialien an Eltern versenden können,
  • Eltern sich auch direkt an Lehrkräfte wenden können.

Schulen, die diese zweite Option normalerweise nicht aktiviert hatten, haben während der Schulschließungen diesen Kommunikationskanal geöffnet.

Empfehlungen und Erfahrungen der Projektschulen

Für Eltern, so haben u. a. die Erfahrungen der Schulen während der Corona-Pandemie gezeigt, ist die digitale Erreichbarkeit von Lehrkräften eine wichtige Voraussetzung für eine gelingende Erziehungspartnerschaft.
Aus Sicht der Lehrkräfte und der Schulleitung ist es wichtig, Vereinbarungen zutreffen, die die Grundlage bilden, dass das Kollegium sich bereit erklärt, die digitalen Kommunikationskanäle der Schule „verbindlich“ zu nutzen. Festgelegt wird z. B., dass

  • die digitale Kommunikation mit Eltern von Lehrkräften selbstständig gestaltet wird und keine Kontrolle durch die Schulleitung erfolgt,
  • Lehrkräfte nicht permanent digital erreichbar sein müssen, etwa nicht mehr nach 18:00 Uhr oder am Wochenende,
  • Anfragen der Eltern nicht umgehend beantwortet werden müssen, aber dass es Zeitfenster für eine verpflichtende Rückmeldung gibt, z. B. innerhalb von zwei Werktagen,
  • die Themen, die digital kommuniziert werden, beschränkt sind, z. B. auf Terminvereinbarung und Klärung von Sachfragen,
  • auf einen angemessenen Umgangston zu achten ist.

Gleichzeitig werden die Erziehungsberechtigten darum gebeten, Lehrkräfte nur in wirklich wichtigen Angelegenheiten zu kontaktieren.
Vorteile aus Sicht der Schulen sind u. a.:

  • Kleine Anliegen können zügig ausgeräumt werden, d. h. auch, dass Sprechstunden der Lehrkräfte dafür weniger beansprucht werden.
  • Zeitnahe Klärungen und Rückmeldungen ermöglichen, dass Lehrkräfte oder Eltern reagieren können, bevor größere Probleme entstehen.
  • Eltern schätzen die digitale Erreichbarkeit der Lehrkräfte als Teil der Erziehungspartnerschaft.

Weitere Informationen über den Einsatz von Portalen finden sich hier.